Termos de Uso

1. Aceite

A clínica aceita estes termos ao assinar a proposta comercial ou ao liberar o primeiro acesso. Quem aceita declara ter poderes para representar a clínica. Se a proposta assinada disser algo diferente destes termos, vale a proposta.

2. O serviço

• Xclinicas: agenda multiprofissional, confirmação e lembrete pelo WhatsApp, prontuário, financeiro, recibos e indicadores.
• Gestão de Convênios: esteira do convênio, com leitura de pedido médico por IA, abertura e acompanhamento de guias no portal da operadora, antecipações, lançamento de sessões, conciliação e auditoria.
• Implantação e migração: feitas pela Xiax a partir dos dados exportados pela clínica, conferidos por ela antes da virada.

O que cada plano inclui, seus limites e seu preço estão na proposta comercial assinada e na tabela de planos vigente em xclinicas.xiax.com.br. A Gestão de Convênios, com a automação de guias nos portais das operadoras, faz parte de todos os planos.

A Xiax hospeda e opera o sistema. A clínica recebe o direito de uso durante o contrato. Ela não compra o software.

3. Acessos

• A clínica cadastra seus usuários e define o que cada um pode ver.
• Cada login é de uma pessoa. Compartilhar senha é proibido.
• A clínica deve remover o acesso de quem sair da equipe no mesmo dia.
• O que for feito com um login é de responsabilidade da clínica, salvo falha de segurança do sistema.

4. Planos, cotas e pagamento

• O preço é por clínica, por mês, sem taxa por usuário, conforme o plano contratado.
• Cada plano tem um limite de profissionais e de guias de convênio por mês. Caso ultrapasse a cota, será cobrado valor excedente por grupo de guias, vide contrato.
• Reajuste anual pelo IPCA, na data de aniversário do contrato.
• Atraso: multa de 2% e juros legais de 1% ao mês.
• Com 15 dias de atraso e aviso por e-mail, o acesso pode ser suspenso. Suspensão bloqueia o uso, mas nunca apaga dados.

5. Automação nos portais das operadoras

• A clínica autoriza a Xiax a acessar, em nome dela, os portais das operadoras que ela indicar, com as credenciais que ela fornecer.
• A clínica declara que tem o direito de usar essas credenciais e que o uso por sistema não viola o contrato dela com a operadora.
• As credenciais ficam guardadas cifradas e são usadas só para as tarefas da esteira do convênio.
• A operadora pode mudar o portal, sair do ar ou bloquear o acesso. Nesses casos, a Xiax avisa a clínica, trabalha para restabelecer a automação e a guia pode seguir pelo cadastro manual.
• A Xiax não responde pela decisão da operadora: negativa, glosa, prazo de autorização ou pagamento.

6. Leitura por IA

A leitura de pedido médico, carteirinha e folha de sessão por IA sugere o preenchimento. Uma pessoa da clínica confere antes de usar. O sistema nunca apaga o que já foi digitado quando a IA não reconhece um campo. A clínica responde pelos dados que confirma.

7. O que cabe à clínica

• Ter base legal para tratar os dados dos pacientes, colher os termos de consentimento que a sua atividade exigir e informar os pacientes e responsáveis sobre o uso do sistema, inclusive na página de cadastro online.
• Manter o sigilo profissional e seguir a legislação e as resoluções vigentes do seu conselho (CFP, CREFONO, COFFITO e outros).
• Definir o prazo de guarda do prontuário: o maior prazo aplicável à sua atividade, nunca menos de 5 anos (Resolução CFP nº 1/2009, na psicologia). O sistema não apaga prontuário automaticamente. Depois do prazo, o registro é arquivado e só um administrador autorizado pode excluir esse registro, com registro de quem, quando e por quê. Depois da saída, a guarda segue com a clínica, a partir da cópia exportada.
• Manter a conta do WhatsApp Business em seu nome e em dia com a Meta, quando usar a comunicação pelo WhatsApp.
• Manter os dados cadastrados corretos.
• Usar o sistema só para a atividade da clínica.

8. O que cabe à Xiax

• Manter o sistema no ar com disponibilidade mínima de 99% ao mês, fora janelas de manutenção avisadas com antecedência.
• Fazer cópia de segurança diária, cifrada e guardada por 30 dias.
• Dar suporte em dias úteis, das 8h às 12h e das 14h às 18h (horário de Brasília), com resposta no mesmo dia útil.
• Corrigir falhas do sistema sem custo extra.
• Tratar os dados dos pacientes conforme a Parte 3.

9. Propriedade

• Os dados são da clínica. A Xiax não os usa para nenhum fim próprio.
• O software é da Xiax. A clínica não pode copiar, revender ou fazer engenharia reversa.
• Sugestões da clínica podem virar melhoria do sistema, sem gerar direito sobre ele.

10. Uso proibido

• Tentar acessar dados de outra clínica ou áreas sem permissão.
• Sobrecarregar, atacar ou testar a segurança do sistema sem autorização escrita.
• Cadastrar dados sem base legal ou de terceiros sem relação com a clínica.
• Usar o WhatsApp do sistema para mensagens em massa ou fora da relação com o paciente.

11. Limite de responsabilidade

A responsabilidade total da Xiax fica limitada ao valor pago pela clínica nos 06 meses anteriores ao fato. A Xiax não responde por lucros cessantes nem por danos causados por terceiros fora do seu controle, como operadoras e provedores de internet. O limite não vale em caso de dolo, culpa grave ou violação da LGPD pela Xiax.

12. Prazo, cancelamento e saída

• O contrato tem fidelidade de 12 meses a partir do primeiro acesso. Depois disso, passa a valer por prazo indeterminado. A multa por saída antes dos 12 meses será de 50% do restante do contrato.
• Depois da fidelidade, qualquer parte pode encerrar o contrato com 30 dias de aviso por escrito.
• Ao encerrar, a Xiax entrega a base completa da clínica em formato aberto (planilhas e arquivos originais) em até 30 dias.
• A clínica tem 60 dias depois do fim do contrato para pedir a exportação.
• Depois disso, os dados são eliminados da base em até 30 dias e dos backups quando cada cópia expirar, em até 30 dias. Ficam só os dados que a lei obriga a guardar.

13. Mudanças nos termos

Mudanças são avisadas por e-mail com 30 dias de antecedência. Se a clínica não concordar, pode encerrar o contrato sem multa nesse período.

14. Lei e foro

Vale a lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Criciúma/SC para resolver qualquer questão destes termos.