De manhã
O telefone
A recepção liga uma a uma para confirmar as sessões do dia. Quem não atende continua na agenda, e vira cadeira vazia às três da tarde.
Sistema de gestão para clínicas de psicologia
Seus pacientes têm você. Sua clínica tem o .
Agenda, prontuário, convênios, financeiro e comunicação num sistema só. Menos trabalho de recepção, menos sessão perdida e mais tempo para o atendimento.
Confirmado no WhatsApp
Helena Costa confirmou a sessão
Terça, 14/04 às 08:00 · Ana Ribeiro
O dia de hoje
Você conhece esse dia
Nenhuma clínica que a gente visitou estava desorganizada. Todas estavam fazendo, na mão, trabalho que o sistema deveria estar fazendo.
No meio da tarde
A pergunta sem resposta
O paciente quer saber quantas sessões ainda tem no convênio. Alguém abre a pasta, conta na mão e responde “depois eu te confirmo”.
No fim do mês
A conta que não fecha
A planilha não bate com a agenda. Alguém passa a noite conferindo recibo por recibo para descobrir onde a sessão se perdeu.
Cada uma dessas horas tem preço. O Xclinicas existe para devolvê-las ao atendimento.
O que a clínica ganha em cada frente
Agenda multiprofissional
A grade da clínica inteira num lugar só, com o conflito barrado na hora da marcação e o buraco da desmarcação preenchido no mesmo dia.
- Visão por dia, semana ou profissional
- Bloqueio de conflito de horário e de sala
- Arrastar para remarcar, com confirmação
- Lista de espera para encaixe imediato
Prontuário e evolução
A evolução fica presa ao atendimento que aconteceu, com histórico completo do paciente e acesso controlado por permissão.
- Anamnese com modelos criados pela clínica
- Evolução por sessão, ligada ao atendimento
- Histórico do paciente entre profissionais
- Sigilo por permissão, com registro de acesso
Convênios sem digitação
A guia é aberta no portal do convênio pelo próprio sistema, a senha é gravada quando sai, e o saldo do ciclo autorizado aparece no card da agenda.
- Guia aberta no portal do convênio sozinha
- Senha e validade gravadas assim que saem
- Ciclos de sessões autorizadas com saldo
- Conciliação do que a operadora pagou e glosou
Financeiro por sessão
O lançamento nasce do atendimento realizado, não de digitação no fim do mês. O caixa fecha com o que de fato aconteceu.
- Lançamento gerado pelo atendimento
- Fluxo de caixa e contas em atraso
- Recibo para o paciente
- Sessões vendidas × sessões realizadas
Indicadores da gestão
Os números que decidem contratação e horário de funcionamento, atualizados sozinhos a partir da operação do dia.
- Ocupação por profissional
- Taxa de falta e faltas consecutivas
- Pacientes ativos e em tratamento
- Receita por convênio e por especialidade
O que muda na semana seguinte
Não é promessa de longo prazo. São quatro coisas que a clínica sente já no primeiro mês de uso.
Ligação uma a uma, toda manhã
Menos trabalho de recepção
Confirmação, lembrete e encaixe deixam de ser ligação uma a uma. A agenda avisa o conflito antes de ele acontecer.
Pasta, papel e confiança
Prontuário que aguenta auditoria
Evolução presa ao atendimento, histórico completo e acesso por permissão. Sigilo como regra do sistema, não como combinado.
Planilha refeita no fim do mês
Receita que não some no caminho
O lançamento nasce do atendimento realizado, o ciclo do convênio avisa a última sessão e o mês fecha com o que aconteceu.
Pedir para alguém e esperar dois dias
Números sem pedir relatório
Ocupação, faltas e receita ficam à mão da direção, atualizados pela operação do dia. Ninguém precisa montar planilha para saber como o mês está indo.
Convênios
O convênio deixa de ser digitação
Pedir a autorização, esperar a senha sair, lançar cada sessão, conferir o que a operadora pagou. É o trabalho que ninguém vê e que come a manhã da recepção. Boa parte dele acontece aqui sem ninguém digitar.
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A solicitação
Foto do pedidoFotografe o pedido médico e a solicitação vem preenchida: paciente, médico, CID e uma linha para cada especialidade pedida. Nada é gravado antes de você conferir na tela.
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A guia
Sem ninguémO sistema entra no portal do convênio, abre a guia e traz o número de volta. Ninguém da clínica precisa abrir o portal para isso.
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A senha
Sem ninguémEle volta ao portal sozinho até a operadora responder e grava senha e validade na guia. Se a resposta for negativa, o aviso aparece na tela com a nova solicitação pronta para abrir.
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O ciclo autorizado
Um cliqueAs sessões liberadas viram uma cota com saldo. O saldo aparece no card da agenda e avisa antes da última sessão, não depois dela.
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As sessões
Foto da folhaA folha que o profissional preenche à mão durante o atendimento vira lançamento, linha por linha. Cada sessão registrada baixa uma da cota.
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A conciliação
Você confereO relatório que a operadora envia é importado e cruzado guia a guia: o que foi pago, o que foi glosado e o que ainda falta entrar.
Nada disso pede um segundo sistema. É a mesma agenda de sempre, com o convênio resolvido por trás dela.
Como a gente trabalha
A gente vai na clínica antes de vender o sistema
Sistema de prateleira supõe como você trabalha. Nós perguntamos. Cada regra do Xclinicas nasceu de um problema real, numa clínica com nome, horário e recepção cheia.
A gente escuta
Sentamos com quem atende o telefone e com quem fecha o mês. São duas visões diferentes da mesma clínica, e as duas contam coisas que a outra não sabe.
A gente desenha
Desenhamos o caminho de um paciente na sua clínica, do primeiro contato até o recibo. É nesse desenho que aparecem as etapas que custam dinheiro sem ninguém perceber.
A gente configura em torno de você
O sistema se ajusta ao jeito que a clínica já trabalha, não o contrário. E quando uma regra sua não existe no Xclinicas, a conversa é sobre construir, não sobre você mudar.
Da clínica para o sistema
O que saiu daí
Três coisas que o Xclinicas tem e sistema genérico não tem. Nenhuma foi ideia nossa: cada uma começou com alguém contando um prejuízo.
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Aviso de última sessão do convênio
Uma clínica atendeu quatro sessões fora do ciclo autorizado e não recebeu por nenhuma.
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Encaixe da lista de espera no mesmo dia
A recepção desmarcava às 9h e só conseguia preencher o horário na semana seguinte.
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Prontuário aberto só por vínculo com o atendimento
Uma supervisora perguntou como provar, numa auditoria, quem tinha aberto o quê.
Para quem é
Feito para clínica, não para consultório nem para hospital
- Clínica de psicologia com 3 a 25 profissionais e uma recepção
- Clínica multidisciplinar: psicologia, fonoaudiologia, terapia ocupacional, psicopedagogia
- Clínica que atende convênio e precisa controlar ciclo de sessões
- Rede com mais de uma unidade na mesma administração
Trocar de sistema sem perder o histórico
A migração é feita por nós, com os dados exportados do seu sistema atual, e conferida pela clínica antes da virada.
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Exportação
Você extrai pacientes, tratamentos e sessões do sistema atual. Nós dizemos exatamente quais arquivos pedir.
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Mapeamento
Cada campo do seu sistema é ligado ao equivalente no Xclinicas: convênios, especialidades, status e saldos.
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Conferência
A clínica confere a base num ambiente de teste: pacientes ativos, saldo de tratamentos e agenda.
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Virada
Data marcada com a clínica, equipe treinada antes dela e acompanhamento na primeira semana.
Sigilo
O prontuário não é um arquivo que qualquer um abre
Numa clínica de psicologia, sigilo não é preferência de configuração. É a profissão. O sistema foi feito assumindo isso.
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Acesso por vínculo, não por cargo
Quem não atende aquele paciente não abre o prontuário dele. A recepção enxerga a grade para marcar, e só isso.
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Todo acesso fica registrado
Quem abriu, quando abriu e o que mudou. Se um dia alguém precisar responder por isso, a resposta existe.
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Os dados são da clínica
Ficam em servidor no Brasil, com cópia diária. Se você decidir sair, leva a base inteira com você.
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LGPD e sigilo do CFP
O sistema já chega configurado para os dois. Você não precisa saber o que a lei diz para estar de acordo com ela.
Preço justo e transparente
O plano acompanha o tamanho da clínica. Migração dos dados e implantação acompanhada estão em todos eles.
Essencial
Para a clínica que precisa tirar a agenda e o prontuário do papel.
R$ 600 /mês
por clínica, sem taxa por usuário
- Agenda multiprofissional com bloqueio de conflito
- Prontuário, anamnese e evolução por sessão
- Financeiro por atendimento e recibo
- Até 12 profissionais ativos
Completo
A operação inteira conectada, da confirmação ao fechamento do mês.
R$ 1.200 /mês
por clínica, sem taxa por usuário
- Tudo do Essencial
- Convênios com ciclos e aviso de última sessão
- WhatsApp: confirmação, lembrete e conversa
- Indicadores de ocupação, faltas e receita
- Até 25 profissionais ativos
Rede
Para clínicas grandes ou com mais de uma unidade.
Sob consulta
por clínica, sem taxa por usuário
- Tudo do Completo
- Múltiplas unidades na mesma conta
- Profissionais ilimitados
- Suporte com gerente de conta dedicado
Perguntas que toda clínica faz
Os dados dos pacientes ficam seguros?
O acesso é por permissão: quem não tem vínculo com o atendimento não abre o prontuário. Todo acesso e toda alteração ficam registrados, e o tratamento dos dados segue a LGPD e o sigilo exigido pelo CFP.
Quanto tempo até a clínica estar rodando?
Depende do volume de histórico a migrar. O que definimos junto com você na primeira conversa é a data da virada. A equipe é treinada antes dela, nunca depois.
Cada psicólogo vê a agenda dos outros?
A clínica decide. Os níveis de acesso são configuráveis: a recepção enxerga a grade inteira para marcar, o profissional enxerga a própria agenda e só o prontuário de quem ele atende.
A automação de guias funciona com qualquer convênio?
Abrir a guia e capturar a senha depende de a operadora oferecer esse acesso. Onde ele existe, o sistema faz sozinho. Onde não existe, a guia é cadastrada na tela e o resto do caminho continua igual: ciclo de sessões, lançamento e conciliação.
Serve para clínica multidisciplinar?
Sim. As especialidades são cadastro da clínica: fonoaudiologia, terapia ocupacional e psicopedagogia convivem na mesma grade, cada uma com sua cor e sua duração padrão.
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Vinte minutos bastam para saber se o Xclinicas resolve o seu problema. Se não resolver, a gente diz.
